Applicant Tracking System (ATS): Hoe software je helpt om sollicitaties en kandidaten te beheren

Als je ooit betrokken bent geweest bij het wervingsproces, weet je dat het snel chaotisch kan worden. Van het screenen van cv’s tot het plannen van interviews, het proces kan behoorlijk overweldigend zijn, vooral als je meerdere vacatures tegelijk hebt lopen. Dit is waar een Applicant Tracking System (ATS) van pas komt. Maar wat is een ATS precies, en hoe kan het jouw leven als recruiter of hiring manager een stuk makkelijker maken?

Wat is een Applicant Tracking System (ATS)?

Een ATS is software die speciaal is ontworpen om het sollicitatie- en wervingsproces te beheren. In plaats van dat je alle cv’s handmatig moet doornemen en bijhouden wie je hebt gesproken, doet het systeem dat voor jou. Het houdt sollicitaties bij, helpt bij het screenen van kandidaten, en automatiseert veel van de repetitieve taken die komen kijken bij het wervingsproces.

Kort gezegd: een ATS is je digitale assistent die ervoor zorgt dat je niets uit het oog verliest.

Waarom zou je een ATS gebruiken?

Als je nog nooit met een ATS hebt gewerkt, vraag je je misschien af waarom je het nodig hebt. Hier zijn een paar redenen waarom steeds meer bedrijven kiezen voor een ATS:

1. Tijdbesparing In plaats van door stapels cv’s te moeten bladeren, kan een ATS deze automatisch voor je sorteren op basis van de vaardigheden en ervaring die je zoekt. Hierdoor kun je veel sneller de beste kandidaten identificeren.

2. Efficiënt beheer van sollicitanten Met een ATS kun je eenvoudig bijhouden welke kandidaten je hebt gesproken, wie er nog op een reactie wacht en welke kandidaten verder zijn in het proces. Je kunt zelfs aantekeningen maken en kandidaten vergelijken zonder dat je je mail en notities hoeft door te spitten.

3. Automatisering van communicatie Een ATS kan geautomatiseerde e-mails sturen naar kandidaten om ze op de hoogte te houden van hun sollicitatiestatus. Dit zorgt voor een professionelere ervaring voor de kandidaat en voorkomt dat kandidaten te lang in onzekerheid zitten.

4. Samenwerking binnen teams Als je met meerdere mensen aan het wervingsproces werkt, maakt een ATS het makkelijk om samen te werken. Je kunt notities delen, kandidaten beoordelen en ervoor zorgen dat iedereen binnen het team op de hoogte is van de voortgang.

Hoe werkt een ATS?

Een ATS klinkt misschien ingewikkeld, maar het werkt eigenlijk heel eenvoudig. Hier is een overzicht van hoe een typische ATS-functie eruitziet:

1. Vacature plaatsen en sollicitaties ontvangen Je begint door je vacature in het systeem te plaatsen. Kandidaten kunnen via verschillende kanalen solliciteren (jobboards, je eigen website, etc.), en het ATS verzamelt alle sollicitaties op één plek.

2. Cv-screening en filtering Het systeem gebruikt bepaalde filters om cv’s te sorteren op basis van zoekwoorden die relevant zijn voor de vacature. Dit helpt je om snel de kandidaten te vinden die de juiste kwalificaties hebben, zonder handmatig door elk cv te hoeven bladeren.

3. Beoordeling en interviews plannen Nadat de cv’s zijn gescreend, kun je in het systeem notities maken, kandidaten beoordelen en interviews plannen. Een ATS kan vaak ook automatisch interviews inplannen door de beschikbaarheid van zowel kandidaten als hiring managers te controleren.

4. Status bijhouden en communicatie automatiseren Een ATS houdt bij waar elke kandidaat zich in het proces bevindt en stuurt automatisch e-mails om ze op de hoogte te houden. Je kunt gepersonaliseerde afwijzingsmails sturen, vervolgvragen stellen of uitnodigingen voor een tweede gesprek verzenden.

Wat zijn de voordelen van een ATS?

Nu je een idee hebt van hoe een ATS werkt, vraag je je misschien af welke concrete voordelen het biedt. Hier zijn een paar voordelen van het gebruik van een ATS in het wervingsproces:

1. Beter overzicht en organisatie Of je nu aan één vacature werkt of aan twintig tegelijk, een ATS houdt alles georganiseerd. Je hebt altijd een duidelijk overzicht van waar elke kandidaat zich bevindt en wat de volgende stap is.

2. Verbeterde kandidatenervaring Kandidaten waarderen het als ze snel en duidelijk worden geïnformeerd. Een ATS helpt je om tijdig te reageren en zorgt ervoor dat kandidaten een positieve ervaring hebben, ook als ze niet worden aangenomen.

3. Minder bias in het selectieproces Een ATS kan helpen om onbewuste vooroordelen in het selectieproces te verminderen. Door kandidaten objectief te beoordelen op basis van vaardigheden en ervaring, voorkom je dat persoonlijke vooroordelen het proces beïnvloeden.

4. Tijd besparen door automatisering Het automatiseren van taken zoals het versturen van e-mails, het inplannen van interviews en het screenen van cv’s bespaart je uren werk. Hierdoor kun je je tijd besteden aan de belangrijkste fase van het wervingsproces: het beoordelen en spreken van kandidaten.

Wat zijn de uitdagingen bij het gebruik van een ATS?

Zoals bij elke technologie, zijn er ook een paar uitdagingen waar je rekening mee moet houden bij het gebruik van een ATS:

1. Niet alle cv’s worden altijd goed gescreend Een ATS werkt vaak met zoekwoorden om cv’s te filteren. Dit betekent dat sommige goede kandidaten buiten de boot kunnen vallen als ze niet de juiste termen in hun cv gebruiken. Het is belangrijk om het systeem zo in te stellen dat het ook kijkt naar relevante ervaring en niet alleen naar specifieke termen.

2. Geen persoonlijke benadering Automatisering kan het sollicitatieproces stroomlijnen, maar het kan ook minder persoonlijk aanvoelen voor kandidaten. Zorg ervoor dat je persoonlijk contact hebt met kandidaten zodra ze verder in het proces komen, zodat ze zich gewaardeerd voelen.

3. Implementatiekosten en leercurve Het implementeren van een ATS kan kosten met zich meebrengen, en er is vaak een leercurve voor het team. Je zult tijd moeten investeren in training om ervoor te zorgen dat iedereen het systeem optimaal kan gebruiken.

Populaire ATS-systemen die je kunt overwegen

Er zijn talloze ATS-systemen beschikbaar, elk met zijn eigen functionaliteiten. Hier zijn een paar populaire opties:

1. Greenhouse Greenhouse is een krachtig ATS dat bekendstaat om zijn gebruiksvriendelijke interface en uitgebreide rapportagemogelijkheden. Het is ideaal voor bedrijven die veel wervingen doen en een gedetailleerd overzicht van het proces willen.

2. Workable Workable biedt veel automatiseringsopties en heeft een breed scala aan integraties met jobboards en sociale media. Het is een goede keuze voor bedrijven die hun wervingsproces willen versnellen.

3. Lever Lever legt veel nadruk op samenwerking binnen teams en biedt krachtige tools om kandidaten te screenen en te volgen. Het is vooral geschikt voor bedrijven die veel waarde hechten aan teaminbreng tijdens het wervingsproces.

Tot slot: Waarom een ATS je leven makkelijker maakt

Als je regelmatig vacatures open hebt staan en je het overzicht wilt bewaren, dan is een ATS echt een gamechanger. Het bespaart je tijd, zorgt voor een gestroomlijnd proces en geeft kandidaten een betere ervaring. Of je nu een klein bedrijf bent of een grote organisatie, het is de moeite waard om te overwegen hoe een ATS je kan helpen om het wervingsproces naar een hoger niveau te tillen.