Functieomschrijving schrijven in 6 eenvoudige stappen

Een functieomschrijving schrijven is een belangrijke stap in het wervingsproces. Een heldere omschrijving helpt om de juiste kandidaten aan te trekken en zorgt ervoor dat ze direct een goed beeld hebben van de functie. Met een effectieve functieomschrijving kun je sneller de beste match vinden en verloopt het wervingsproces efficiënter. In dit artikel bespreken we zes belangrijke stappen voor het schrijven van een effectieve functieomschrijving.

1. Bepaal de doelstellingen van de functie

Voordat je begint met het schrijven van de functieomschrijving, is het belangrijk om te bepalen wat de belangrijkste doelstellingen van de functie zijn. Stel jezelf de volgende vragen: Welke bijdrage levert deze rol aan de organisatie? Welke verantwoordelijkheden staan centraal in deze functie, en hoe dragen ze bij aan de bredere bedrijfsdoelen? Door eerst een duidelijke definitie van de functie te formuleren, kun je gerichte en relevante inhoud creëren die kandidaten aanspreekt en hen helpt te begrijpen wat er van hen verwacht wordt.

Tip: Denk na over de belangrijkste resultaten die je van de kandidaat verwacht en gebruik dit als leidraad voor het schrijven van de rest van de functieomschrijving. Dit helpt je om gerichte verwachtingen te scheppen en te zorgen dat kandidaten meteen weten welke impact ze kunnen hebben.

2. Beschrijf de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

In dit deel van de functieomschrijving geef je een gedetailleerd overzicht van de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden. Dit is het hart van de functieomschrijving en helpt kandidaten om te begrijpen wat hun dagelijkse werkzaamheden zullen zijn en of deze aansluiten bij hun vaardigheden en ervaring. Wees specifiek en gedetailleerd om een helder beeld te schetsen van de rol, maar vermijd het opnemen van irrelevante details die de tekst onnodig lang maken.

Voorbeeld: “Als klantenservice medewerker ben je verantwoordelijk voor het afhandelen van klantvragen via e-mail en telefoon, het oplossen van problemen en het bieden van uitstekende service. Je werkt nauw samen met het team om klanttevredenheid te waarborgen en suggesties voor procesverbeteringen aan te dragen.”

Een duidelijke beschrijving van de dagelijkse taken helpt om de verwachtingen af te stemmen en voorkomt misverstanden over de rol.

3. Specificeer de vereiste vaardigheden en kwalificaties

Het is belangrijk om duidelijk aan te geven welke vaardigheden en kwalificaties noodzakelijk zijn voor de functie. Dit omvat zowel harde vaardigheden (bijvoorbeeld technische kennis of ervaring met specifieke software) als zachte vaardigheden (zoals communicatieve vaardigheden en probleemoplossend vermogen). Door helder te maken welke vaardigheden vereist zijn, kunnen kandidaten beter inschatten of ze aan de eisen voldoen en voorkom je sollicitaties van mensen die niet goed passen bij de functie.

Voorbeeld: “Je hebt ervaring met Microsoft Excel, sterke communicatieve vaardigheden en kunt goed zelfstandig werken. Ervaring met klantcontact is een pré, maar geen vereiste.”

Hiermee geef je kandidaten een duidelijke richtlijn over de kwaliteiten die essentieel zijn voor de functie.

4. Voeg opleidings- en ervaringseisen toe

Vermeld de opleidings- en ervaringseisen voor de functie. Dit kan variëren van een specifieke diploma-eis of certificering tot een aantal jaren werkervaring in een vergelijkbare rol. Deze informatie stelt kandidaten in staat om te beoordelen of ze voldoen aan de basisvereisten voor de functie, wat helpt om het aantal geschikte kandidaten te verhogen.

Voorbeeld: “Wij zoeken iemand met minimaal een afgeronde hbo-opleiding in Marketing of een gerelateerd vakgebied, aangevuld met 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.”

Door specifieke opleidingseisen te vermelden, verhoog je de kans dat kandidaten de juiste achtergrond hebben en goed aansluiten bij de rol.

5. Beschrijf de gewenste persoonlijke eigenschappen

Naast technische vaardigheden en werkervaring zijn persoonlijke eigenschappen ook belangrijk voor succes in de functie. Denk hierbij aan eigenschappen zoals initiatief, betrouwbaarheid en flexibiliteit. Dit helpt om de gewenste gedragskenmerken te communiceren en kandidaten aan te trekken die zich in deze eigenschappen herkennen. Hiermee geef je niet alleen een beeld van de functie, maar ook van de cultuur en waarden binnen het team en de organisatie.

Voorbeeld: “Je bent proactief, klantgericht en hebt een positieve instelling. Je werkt graag samen met anderen en weet de rust te bewaren in drukke situaties.”

Door de juiste eigenschappen te benoemen, geef je potentiële kandidaten een beter inzicht in wat er van hen wordt verwacht naast hun technische kwalificaties.

6. Zorg voor een aantrekkelijke en duidelijke opmaak

Een goed gestructureerde en overzichtelijke functieomschrijving is essentieel om de aandacht van kandidaten vast te houden. Gebruik opsommingstekens, korte paragrafen en duidelijke kopjes om de tekst leesbaar te maken. Zorg dat de functieomschrijving er visueel aantrekkelijk uitziet, met voldoende witruimte en een consistent lettertype. Dit verhoogt de kans dat kandidaten de omschrijving zorgvuldig lezen en solliciteren.

Tip: Kies een overzichtelijke indeling met duidelijke koppen voor elk onderdeel en gebruik vetgedrukte woorden om belangrijke termen te benadrukken. Een goede opmaak helpt niet alleen bij het lezen, maar laat ook een professionele indruk achter.

Een goed geschreven functieomschrijving is een krachtig hulpmiddel om de juiste kandidaten aan te trekken en het wervingsproces te stroomlijnen. Door de functieomschrijving op te bouwen aan de hand van deze zes stappen – van het bepalen van de doelstellingen tot een aantrekkelijke opmaak – creëer je een informatieve en aantrekkelijke omschrijving die kandidaten aanspreekt en duidelijkheid biedt. Vergeet niet om de functieomschrijving regelmatig te herzien en bij te werken op basis van feedback en veranderende behoeften binnen je organisatie.

Door aandacht te besteden aan deze stappen, kun je de kans vergroten dat de juiste kandidaten solliciteren en bijdragen aan het succes van je team en organisatie.