Er heeft iemand op je vacature gereageerd. In één gesprek wil je ontdekken of iemand het werk kan en bij je team past. Zonder voorbereiding blijft het bij een gevoel. Met een vaste aanpak vergelijk je kandidaten eerlijk en kies je iemand waar je achter staat.
Bereid het gesprek in vier stappen voor
Neem snel contact op. Bel liefst dezelfde of de volgende dag. Neemt iemand niet op, stuur dan een kort bericht en vraag wanneer het beter uitkomt. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat iemand al ergens anders in gesprek is.
Bepaal waar je op let. Schrijf op wat echt moet en wat mooi meegenomen is, zoals een diploma of rijbewijs dat nodig is en ervaring die helpt. Zo beoordeel je iedereen op dezelfde punten. Lees ook hoe je selectiecriteria opstelt.
Zet je vragen klaar. Maak een vaste lijst en stel die vragen aan iedereen. Lees het cv of de reactie nog een keer en noteer waar je meer over wilt weten.
Plan het gesprek en vertel wat iemand kan verwachten. Laat weten met wie het gesprek is, hoe lang het duurt en of iemand iets mee moet nemen. Zoek je een vakman, praat dan in de werkplaats of op een project. De kandidaat ziet waar het werk gebeurt, en jij ziet hoe iemand zich daar beweegt.
Tip: laat een collega aanschuiven die het werk zelf doet. Die ziet andere dingen dan jij, en de kandidaat kan vragen hoe het echt is. Met meer mensen beoordelen? Lees hoe je een teaminterview organiseert.
Zo bouw je het gesprek op
Met een vaste volgorde verloopt het gesprek rustig en vergeet je niets. Voor een eerste gesprek is een uur meestal genoeg.
Onderdeel | Wat je doet | Richttijd |
|---|---|---|
Welkom | Stel jezelf voor en vertel hoe het gesprek gaat. | 5 minuten |
Functie en bedrijf | Vertel wat het werk is, met wie iemand werkt en hoe een gewone week eruitziet. | 10 minuten |
Ervaring | Vraag wat iemand eerder precies deed en waar iemand trots op is. | 10 minuten |
Voorbeelden | Vraag door op situaties met de STAR-methode. | 15 minuten |
Motivatie | Waarom deze baan, en waarom nu? | 5 minuten |
Vragen van de kandidaat | Laat ruimte. Wat iemand vraagt, zegt ook veel. | 10 minuten |
Afspraken | Vertel wanneer iemand van je hoort en wat de volgende stap is. | 5 minuten |
Noem in het gesprek ook het salaris, de werktijden en de reistijd of werkgebieden. Dat voorkomt een teleurstelling achteraf, aan beide kanten.
Vragen die je kunt stellen
Over ervaring
Wat deed je in je vorige baan op een gewone dag?
Op welk werk ben je het meest trots, en waarom?
Wat heb je in je vorige baan geleerd dat je hier meeneemt?
Over hoe iemand werkt
Vertel over een keer dat iets anders liep dan gepland. Wat deed je toen?
Hoe ga je om met een klant die niet tevreden is?
Hoe pas je je aan als de planning op het laatste moment verandert?
Vertel over een meningsverschil met een collega. Hoe heb je dat opgelost?
Over motivatie
Wat sprak je aan in deze vacature?
Wat zoek je in een nieuwe baan dat je nu mist?
Wanneer ga je met plezier naar je werk?
Per soort functie
Monteur of vakman: vertel over een storing die je lastig vond. Hoe heb je die opgelost?
Chauffeur: wat doe je als je door een file of afsluiting te laat dreigt te komen bij een klant?
Administratief medewerker: hoe organiseer je je dag als er veel tegelijk binnenkomt?
Leidinggevende of uitvoerder: hoe zorg je dat iedereen in je team weet wat er verwacht wordt?
Vraag door met de STAR-methode
Bij competentiegericht interviewen vraag je naar wat iemand echt gedaan heeft, niet naar wat iemand zou doen. Hoe iemand eerder iets aanpakte, zegt meer dan een mooi antwoord op een denkbeeldige situatie. De STAR-methode helpt je om door te vragen.
Situatie: wat was er aan de hand?
Taak: wat was jouw rol?
Actie: wat deed je precies?
Resultaat: hoe liep het af, en wat zou je nu anders doen?
“Vertel over een keer dat je een klus in korte tijd af moest krijgen. Wat was de situatie, wat was jouw rol, wat deed je precies en hoe liep het af?”
Krijg je een algemeen antwoord als ‘ik ben een teamspeler’, vraag dan: “Wat deed jij zelf?” of “Wat zei de klant daarna?” Pas dan hoor je hoe iemand werkt.
Welke vragen mag je niet stellen?
Je beoordeelt iemand op wat het werk vraagt. Vragen die daar niets mee te maken hebben, kunnen leiden tot discriminatie en horen niet in een sollicitatiegesprek. Denk aan vragen over leeftijd, zwangerschap of kinderwens, geloof, afkomst, seksuele geaardheid en gezondheid. Houd het bij het werk zelf.
Niet | Wel |
|---|---|
“Hoe oud ben je?” | “Welke ervaring heb je met dit soort werk?” |
“Heb je kinderen of wil je die nog?” | “We werken in vaste diensten, ook in het weekend. Past dat bij je?” |
“Waar kom je oorspronkelijk vandaan?” | “Je hebt veel contact met klanten. Hoe pak je dat aan?” |
“Ben je vaak ziek?” | Vertel wat het werk fysiek vraagt, zodat iemand zelf kan inschatten of het past. |
Twijfel je over een vraag, laat hem dan weg. De Sollicitatiecode van de NVP is een goede leidraad, en bij vragen over gezondheid of een keuring check je altijd de actuele regels.
Beoordeel de antwoorden en koppel snel terug
Let op voorbeelden. Een concreet voorbeeld zegt meer dan een algemene eigenschap.
Vergelijk eerlijk. Beoordeel iedereen op de punten die je vooraf hebt opgeschreven, bijvoorbeeld met een score van 1 tot 5 per punt.
Schrijf het meteen op. Noteer je indruk direct na het gesprek, voordat het volgende begint. Noteer alleen wat over het werk gaat.
Bespreek het pas daarna. Laat je collega eerst zelf scoren. Zo neem je elkaars indruk niet ongemerkt over.
Laat de kandidaat daarna snel weten hoe het verder gaat, ook als je nog geen besluit hebt. Een kort bericht is genoeg om iemand vast te houden. Kies je voor iemand anders, laat dat dan persoonlijk en netjes weten. Hoe je dat doet, lees je in sollicitanten afwijzen: voorbeeld en tips.
Checklist voor elk sollicitatiegesprek
Je hebt binnen een dag contact opgenomen.
Je weet wat echt moet en wat mooi meegenomen is.
Je hebt een vaste lijst met vragen voor iedereen.
Je kunt vertellen hoe een gewone werkweek eruitziet en wat iemand verdient.
Er is een collega bij die het werk kent.
Je stelt geen vragen over leeftijd, gezin, geloof, afkomst of gezondheid.
De kandidaat weet wanneer er bericht komt.
Je hebt direct na het gesprek je indruk en scores opgeschreven.
Veelgestelde vragen
Is een tweede gesprek nodig?
Niet altijd. Voor vakwerk zegt een proefdag of meeloopdag vaak meer dan een tweede gesprek. Je ziet hoe iemand werkt, en de kandidaat ziet hoe het bij jullie is.
Kan het eerste gesprek ook via video?
Ja. Een kort videogesprek is handig om snel te kijken of het beeld klopt, zeker als iemand verder weg woont. Het vervolg doe je liefst op de werkplek. Lees meer over tools voor video-interviews.
Mag ik referenties nabellen?
Ja, met toestemming van de kandidaat. Vraag zelf om namen van een vorige werkgever of leidinggevende. Bel na een goed gesprek, niet vooraf, en vraag naar concrete voorbeelden van hoe iemand werkte.
Samengevat
Bel snel, bepaal vooraf waar je op let en stel iedereen dezelfde vragen. Vraag door op echte voorbeelden, houd het bij het werk en schrijf je indruk meteen op. Laat de kandidaat na het gesprek altijd weten wat de volgende stap is.
Geen tijd om iedereen na te bellen? Bij een vacaturecampagne van NewRecruits doet een collega van ons de voorselectie: we bellen je sollicitanten na, zodat jij alleen gesprekken voert met de mensen die passen. Wie je aanneemt, bepaal jij. Lees hoe het werkt of vraag de gratis vacaturecheck aan. Binnen 3 werkdagen staat ons advies in je mail.
