Je sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever: een complete gids

Yes! Een kandidaat heeft gereageerd op jouw vacature. Tijd om in actie te komen en ervoor te zorgen dat je dit talent niet misloopt. Maar wat zijn nu de beste stappen om snel én effectief te handelen wanneer een sollicitant reageert, en hoe zorg je ervoor dat je goed voorbereid het sollicitatiegesprek ingaat? In deze uitgebreide gids leggen we uit hoe je je sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever aanpakt, vanaf het eerste contact tot het daadwerkelijke gesprek.

1. Neem snel contact op

Een sollicitant die enthousiast reageert, wil ook graag snel van jou horen. Grijp dus direct de telefoon of stuur een mailtje om contact op te nemen. Dit toont aan dat je hun interesse waardeert.

Bellen of e-mailen?: Telefonisch contact werkt het beste voor een persoonlijkere benadering. Kom je er niet doorheen? Geen probleem! Stuur even een WhatsApp of sms met een kort berichtje waarin je aangeeft dat je gebeld hebt en vraag wanneer je de kandidaat het beste kunt spreken.

2. Vraag om aanvullende informatie

Stuur de sollicitant een bevestiging van de sollicitatie en vraag om extra informatie als die nog ontbreekt. Denk aan een CV of portfolio als dat nog niet is aangeleverd. Slimme tip: Stel meteen een paar vragen die specifiek zijn voor de functie, bijvoorbeeld over hun beschikbaarheid of werkervaring. Dat maakt de eerste kennismaking direct soepeler.

3. Beoordeel de eerste indruk

Zodra je de nodige informatie hebt ontvangen van de sollicitant, maak je een snelle beoordeling. Passen de kwalificaties en ervaring van de kandidaat bij de functie? Check even of ze voldoen aan de belangrijkste eisen zoals opleiding, ervaring en vaardigheden. Handig om te weten: Maak een lijstje met ‘must-haves’ en ‘nice-to-haves’ voor de rol, zodat je precies weet waar je op moet letten tijdens het gesprek.

4. Bereid je voor op het kennismakingsgesprek

Een goed sollicitatiegesprek begint met een topvoorbereiding. Dit zorgt ervoor dat je niet alleen de skills en ervaring van de sollicitant goed kunt beoordelen, maar ook of hij of zij goed binnen je team past. Je sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever betekent dat je een duidelijke structuur hebt en weet wat je wilt bespreken.

• Functie-eisen helder?: Zorg dat je een duidelijk beeld hebt van de vereisten voor de rol, zodat je gerichte vragen kunt stellen.

• Interviewvragen klaar?: Maak een lijst met vragen. Denk aan zowel vragen over technische vaardigheden als over soft skills zoals samenwerken en probleemoplossend vermogen. Vergeet niet om vragen over hun CV te stellen om echt een goed beeld te krijgen van hun werkervaring.

• Structuur geeft rust: Een duidelijke structuur helpt je om het gesprek soepel te laten verlopen en zorgt ervoor dat je geen belangrijke punten over het hoofd ziet.

5. Plan het sollicitatiegesprek

Wanneer je een positief gevoel hebt over de sollicitant, is het tijd om een kennismakingsgesprek te plannen. Dit kan via de telefoon, videocall of persoonlijk, afhankelijk van wat op dat moment het beste uitkomt. Pro tip: Leg tijdens het gesprek ook uit wat jullie als bedrijf te bieden hebben. Laat zien waarom het leuk is om bij jou te werken en vertel over de bedrijfscultuur.

6. Voer het gesprek: enthousiasme en structuur

Het sollicitatiegesprek is hét moment om de sollicitant echt te leren kennen. Je sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever betekent ook dat je tijdens het gesprek voor een fijne sfeer zorgt en een duidelijke structuur volgt om alles uit het gesprek te halen.

• Begin met een warm welkom: Stel de sollicitant op z’n gemak met een ontspannen introductie. Vertel kort hoe het gesprek zal verlopen en wat jullie gaan bespreken.

• Vertel over de functie en het bedrijf: Geef een korte uitleg over de functie en vertel over je bedrijfscultuur. Zo kan de kandidaat zich alvast een beeld vormen van de werkomgeving.

• Verdiep je in het CV: Vraag naar eerdere werkervaringen, projecten waar de sollicitant trots op is, en ga dieper in op specifieke details in hun CV. Dit is jouw kans om te zien hoe hun ervaring aansluit bij wat je zoekt.

• Vragen over vaardigheden en gedrag: Stel vragen over hun skills en hoe ze met bepaalde situaties omgaan. Gebruik bijvoorbeeld de STAR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat) om inzicht te krijgen in hun gedrag en probleemoplossend vermogen.

• Wat drijft de sollicitant?: Vraag naar hun motivatie om bij jouw bedrijf te werken en wat hun verwachtingen zijn rondom de functie. Dit geeft je een goed beeld van hun ambities en of ze goed binnen het team passen.

7. Blijf communiceren

Zorg ervoor dat je de sollicitant op de hoogte houdt van het verdere proces. Kandidaten vinden het fijn om te weten waar ze aan toe zijn. Zelfs als het wat langer duurt, is een kleine update vaak al voldoende om de interesse van de sollicitant vast te houden.

Maak de perfecte match!

Als werkgever wil je altijd het beste talent binnenhalen. Door snel en goed te reageren wanneer een sollicitant reageert, vergroot je je kansen om de perfecte kandidaat te vinden. Je sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever is een essentieel onderdeel van dit proces. Een duidelijke structuur, open communicatie, en een enthousiaste aanpak zijn hierbij essentieel. Maak gebruik van deze stappen en zorg ervoor dat jouw wervingsproces soepel en succesvol verloopt! Meer weten over effectieve sollicitatiegesprekken? Plan een gratis consult in en ontdek hoe wij je kunnen helpen om jouw wervingsproces te verbeteren.