Sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever: stappenplan, vragen en checklist

Er heeft iemand gereageerd op je vacature. Nu komt het erop aan: snel contact opnemen, een goed gesprek voeren en een keuze maken waar je achter staat. In dit artikel lees je hoe je een sollicitatiegesprek voorbereidt als werkgever, welke vragen je kunt stellen, hoe je antwoorden beoordeelt en wat je na het gesprek doet. Onderaan staat een checklist die je bij elk gesprek kunt gebruiken.

Voor het gesprek

1. Neem snel contact op

Wie op je vacature reageert, wil snel iets horen. Bel liefst dezelfde of de volgende dag. Neemt iemand niet op? Stuur een kort bericht dat je gebeld hebt en vraag wanneer het beter uitkomt. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat iemand al ergens anders in gesprek is.

2. Bepaal waar je op let

Schrijf voor jezelf op wat echt moet en wat mooi meegenomen is. Bijvoorbeeld een diploma of rijbewijs dat nodig is, en ervaring die helpt maar niet doorslaggevend is. Zo beoordeel je iedereen op dezelfde punten, en niet alleen op het gevoel na het gesprek.

3. Zet je vragen klaar

Maak een vaste lijst met vragen en stel die aan iedereen. Dan kun je de antwoorden eerlijk vergelijken. Lees ook het cv of de reactie nog een keer door en noteer waar je meer over wilt weten.

4. Plan het gesprek en vertel wat iemand kan verwachten

Laat weten met wie het gesprek is, hoe lang het duurt en of iemand iets mee moet nemen. Zoek je een vakman, plan het gesprek dan bijvoorbeeld in de werkplaats of op een project. Dan ziet de kandidaat meteen de plek waar het werk gebeurt, en jij hoe iemand zich daar beweegt.

De opbouw van een sollicitatiegesprek

Met een vaste volgorde verloopt het gesprek rustig en vergeet je niets.

• Welkom en verloop: stel jezelf voor en vertel hoe het gesprek gaat. Dat geeft rust.

• De functie en het bedrijf: vertel kort wat het werk is, met wie iemand samenwerkt en hoe een gewone week eruitziet.

• Ervaring: vraag naar eerder werk. Wat deed iemand precies, en waar is iemand trots op?

• Situatievragen: vraag naar voorbeelden van hoe iemand iets heeft aangepakt. Zie de vragen hieronder.

• Motivatie: waarom deze baan, en waarom nu?

• Vragen van de kandidaat: laat ruimte voor vragen. Wat iemand vraagt, zegt ook veel.

• Afspraken: vertel wanneer iemand van je hoort en wat de volgende stap is.

Sollicitatievragen die je kunt stellen

Over ervaring

• Wat deed je in je vorige baan op een gewone dag?

• Op welk werk ben je het meest trots, en waarom?

• Wat heb je in je vorige baan geleerd dat je hier meeneemt?

Over hoe iemand werkt

• Vertel over een keer dat iets anders liep dan gepland. Wat deed je toen?

• Hoe ga je om met een klant die niet tevreden is?

• Hoe pas je je aan als de planning op het laatste moment verandert?

• Vertel over een meningsverschil met een collega. Hoe heb je dat opgelost?

Over motivatie

• Wat sprak je aan in deze vacature?

• Wat zoek je in een nieuwe baan dat je nu mist?

• Wanneer ga je met plezier naar je werk?

Per soort functie

• Monteur of vakman: vertel over een storing die je lastig vond. Hoe heb je die opgelost?

• Chauffeur: wat doe je als je door een file of wegafsluiting te laat dreigt te komen bij een klant?

• Administratief medewerker: hoe organiseer je je dag als er veel tegelijk binnenkomt?

• Leidinggevende of uitvoerder: hoe zorg je dat iedereen in je team weet wat er verwacht wordt?

Competentiegericht interviewen met de STAR-methode

Bij een competentiegericht interview vraag je naar wat iemand echt gedaan heeft, in plaats van wat iemand zou doen. Hoe iemand eerder iets aanpakte, zegt meer dan een mooi antwoord op een vraag over hoe iemand het zou doen. De STAR-methode helpt je om goed door te vragen:

• Situatie: wat was er aan de hand?

• Taak: wat was jouw rol?

• Actie: wat deed je precies?

• Resultaat: hoe liep het af, en wat zou je de volgende keer anders doen?

Voorbeeld: "Vertel over een keer dat je een klus binnen een korte tijd af moest krijgen. Wat was de situatie, wat deed je en hoe liep het af?"

Zo beoordeel je de antwoorden

• Let op voorbeelden: een concreet voorbeeld zegt meer dan "ik ben een teamspeler".

• Vraag door: is een antwoord vaag, vraag dan wat iemand zelf deed en hoe het afliep.

• Vergelijk eerlijk: stel iedereen dezelfde vragen en beoordeel op de punten die je vooraf hebt opgeschreven.

• Schrijf het meteen op: noteer direct na het gesprek je indruk per punt, voordat het volgende gesprek begint.

• Kijk met twee: laat een collega meekijken die het werk kent. Die ziet vaak andere dingen.

Checklist sollicitatiegesprek voor werkgevers

• Heb je binnen een dag contact opgenomen?

• Weet je wat echt moet en wat mooi meegenomen is?

• Heb je een vaste lijst met vragen voor iedereen?

• Heb je het cv of de reactie nog een keer gelezen?

• Weet de kandidaat met wie het gesprek is, hoe lang het duurt en wat er mee moet?

• Kun je vertellen hoe een gewone werkweek eruitziet, en wat iemand verdient?

• Is er een collega bij die het werk kent?

• Heb je ruimte gelaten voor vragen van de kandidaat?

• Weet de kandidaat wanneer er bericht komt?

• Heb je direct na het gesprek je indruk opgeschreven?

Na het gesprek

Laat snel weten hoe het verder gaat, ook als je nog geen besluit hebt. Een kort bericht is genoeg om iemand vast te houden. Kies je voor iemand anders, laat dat dan ook persoonlijk en netjes weten. Hoe je dat doet, lees je in sollicitanten afwijzen: voorbeeld en tips.

Geen tijd om iedereen na te bellen?

Bij een vacaturecampagne van NewRecruits kan een collega van ons het eerste gesprek met je sollicitanten voeren. Jij hoort per persoon wat voor iemand het is, en wie je aanneemt, bepaal jij. Bekijk het aanbod, of vraag de gratis vacaturecheck aan. Binnen 3 werkdagen staat ons advies in je mail.