Iemand afwijzen is geen leuk werk, dus het schiet er vaak bij in. Maar een sollicitant die niets hoort, onthoudt dat en vertelt het door. Een korte, nette afwijzing kost je weinig tijd en laat de deur open. Hieronder vind je voorbeeldteksten voor elke fase, die je zo kunt overnemen.
Waarom een nette afwijzing loont
Je naam als werkgever. Hoe je met sollicitanten omgaat, vertellen ze door. In een regio of vakgebied waar mensen elkaar kennen, gaat dat snel.
Later toch een match. Wie nu net niet past, is over een jaar misschien precies wie je zoekt.
Hun netwerk. Een sollicitant die zich netjes behandeld voelt, raadt jullie eerder aan bij anderen.
Respect. Iemand heeft tijd gestoken in een sollicitatie of een gesprek. Een antwoord is het minste wat je terugdoet.
Wanneer en hoe wijs je af?
Hoe verder iemand in de procedure is, hoe persoonlijker de afwijzing.
Fase | Hoe | Wanneer |
|---|---|---|
Na de eerste selectie | Korte mail | Zo snel mogelijk na je besluit |
Na een eerste gesprek | Bellen of een persoonlijke mail | Binnen de termijn die je in het gesprek noemde |
Na een tweede gesprek | Bellen, daarna een mail | Zodra je hebt gekozen |
Noem in elk gesprek wanneer iemand iets van je hoort, en houd je daaraan. Lukt dat niet, laat dan even weten dat het langer duurt.
Voorbeeldteksten voor een afwijzing
Vervang de delen tussen haken door jouw gegevens. Pas de toon aan op hoe jullie met elkaar praten.
Afwijzing na de eerste selectie
Onderwerp: Je sollicitatie als [functie]
Beste [naam],
Bedankt voor je sollicitatie als [functie] bij [bedrijfsnaam]. We hebben je reactie goed bekeken. Er waren kandidaten met meer ervaring in [onderwerp], en daarom gaan we niet met je verder.
We vinden het jammer om je dit te laten weten. Bedankt voor je interesse in ons bedrijf, en veel succes met je zoektocht.
Met vriendelijke groet,
[naam], [functie]
Afwijzing na een sollicitatiegesprek
Onderwerp: Ons gesprek over de functie [functie]
Beste [naam],
Zoals ik je net al telefonisch vertelde, hebben we gekozen voor een andere kandidaat. Bedankt voor het fijne gesprek en de tijd die je erin hebt gestoken.
We kozen voor iemand met meer ervaring in [onderwerp]. Wat ons van jou is bijgebleven: [één concreet punt]. Wil je meer uitleg, bel me dan gerust op [telefoonnummer].
Met vriendelijke groet,
[naam], [functie]
Afwijzing met de vraag om in contact te blijven
Was iemand een goede kandidaat, maar koos je voor een ander? Voeg dan deze alinea toe en vraag toestemming om de gegevens te bewaren.
Je was een sterke kandidaat en we willen graag contact houden. Mogen we je gegevens bewaren en je benaderen als er een functie vrijkomt die bij je past? Laat het me weten door op deze mail te reageren.
Afwijzen per telefoon
Vertel meteen waarom je belt: ‘Ik bel je over de functie [functie]. Helaas hebben we voor een andere kandidaat gekozen.’
Geef in een of twee zinnen de reden.
Bedank voor de tijd en de moeite.
Vraag of iemand nog vragen heeft, en luister.
Zeg dat je het in een korte mail bevestigt.
Wat je wel en niet zegt
Niet | Wel |
|---|---|
Niets van je laten horen. | Iedereen een antwoord geven, ook bij veel reacties. |
Een mail zonder naam of functie. | De naam van de sollicitant, de functie en jouw naam. |
‘Je past niet in ons team.’ | Een reden die over de functie gaat, zoals ervaring of beschikbaarheid. |
Een lange lijst met wat er mis was. | Eén of twee punten, en meer als iemand erom vraagt. |
Beloven dat je iemand later belt, en het niet doen. | Alleen beloven wat je ook echt doet. |
Feedback geven als iemand erom vraagt
Na een gesprek vragen sollicitanten vaak waarom ze het niet zijn geworden. Een goed antwoord helpt hen verder en laat een goede indruk achter.
Houd het bij de functie. Vergelijk met wat jullie zochten, niet met andere kandidaten.
Wees concreet. ‘We zochten iemand die zelfstandig storingen oplost’ zegt meer dan ‘je had te weinig ervaring’.
Noem ook wat goed was. Daar heeft iemand bij een volgende sollicitatie iets aan.
Doe het liever telefonisch. Dan kun je uitleggen en voorkom je dat een zin verkeerd overkomt.
Tip: zet een paar standaardmails klaar in je mailprogramma of sollicitatiesysteem. Dan kost een nette afwijzing je een minuut en schiet hij er niet meer bij in.
Veelgestelde vragen
Moet ik elke sollicitant afwijzen?
Ja. Iedereen die heeft gereageerd, verdient een antwoord. Bij veel reacties gebruik je voor de eerste selectie een standaardmail met de naam van de sollicitant en de functie erin.
Moet ik een reden geven?
Een korte reden maakt de afwijzing persoonlijker. Houd het algemeen en bij de functie, bijvoorbeeld ervaring of beschikbaarheid. Vraagt iemand om meer uitleg, geef die dan in een gesprek.
Mag ik na een gesprek alleen een mail sturen?
Het mag, maar bellen is netter. Iemand heeft tijd vrijgemaakt voor een gesprek. Een telefoontje laat zien dat je dat waardeert. Stuur daarna een korte mail ter bevestiging.
Hoe lang mag ik de gegevens van een sollicitant bewaren?
Niet langer dan nodig voor de procedure. Wil je iemand langer bewaren voor een volgende vacature, vraag dan toestemming. Check de actuele regels bij de Autoriteit Persoonsgegevens en houd een talentpool alleen bij met mensen die daar ja op hebben gezegd.
Samengevat
Een goede afwijzing is snel, persoonlijk en kort. Geef iedereen antwoord, bel na een gesprek en houd de reden bij de functie. Vraag sterke kandidaten of je contact mag houden. Zo laat je ook bij een nee een goede indruk achter. Meer over de hele ervaring van sollicitanten lees je in candidate experience.
Wil je meer reacties van mensen die wel passen? Vraag de gratis vacaturecheck aan. Binnen 3 werkdagen staat ons advies in je mail.
