Sollicitaties in je mailbox, een cv via WhatsApp, een belnotitie op een geeltje. Bij één vacature gaat dat nog. Heb je er drie tegelijk open, dan raak je het overzicht kwijt en wachten sollicitanten te lang op antwoord. Een applicant tracking system (ATS) zet alles op één plek. Hier lees je welke systemen er zijn en hoe je kiest als mkb-werkgever.
Wat is een applicant tracking system?
Een ATS, ook wel sollicitatiesysteem, is software waarin je alle sollicitaties bijhoudt. Per vacature zie je wie heeft gereageerd, wie je hebt gebeld, met wie een gesprek gepland staat en wie je hebt afgewezen. Iedereen in je team kijkt naar hetzelfde overzicht.
De meeste systemen doen meer dan bijhouden. Denk aan een vacaturepagina voor je website, vacatures doorplaatsen naar vacaturesites, standaardmails naar sollicitanten en gesprekken inplannen. Wat er precies in zit, verschilt per pakket.
Heb je een ATS nodig?
Een ATS is de moeite waard als een of meer van deze punten voor je gelden:
Je hebt vaker dan een paar keer per jaar een vacature open.
Er beslissen meerdere mensen mee over wie je aanneemt.
Sollicitaties komen via verschillende kanalen binnen en je verliest het overzicht.
Je wilt sollicitanten automatisch een bevestiging of update sturen.
Heb je maar af en toe een vacature, dan is een goed bijgehouden overzicht vaak genoeg. Of je werkt in het portaal dat bij je wervingscampagne hoort. Wil je verder kijken dan een ATS? Lees dan hoe je delen van je werving automatiseert.
Tien ATS-systemen op een rij
We hebben gecontroleerd dat elk systeem nog bestaat en waar het voor bedoeld is. Functies en pakketten veranderen geregeld. Check daarom de actuele mogelijkheden bij de leverancier en probeer een demo of proefperiode voordat je kiest.
Workable
Een compleet systeem voor vacatures en sollicitanten. Je maakt er een vacaturepagina mee, plaatst vacatures door naar vacaturesites en werkt met je team in één overzicht. Workable zet ook AI in, bijvoorbeeld bij het schrijven van vacatureteksten en het zoeken naar kandidaten.
Past bij: groeiende bedrijven die alles in één tool willen.
Recruitee
Recruitee hoort bij Tellent en heet nu voluit Tellent Recruitee. Je sleept sollicitanten door een procedure die je zelf inricht, collega’s geven beoordelingen en opmerkingen, en je bouwt er een vacaturepagina mee. Er zijn koppelingen met onder meer Slack, Outlook en BambooHR.
Past bij: teams die samen werven en willen dat iedereen kan meekijken.
Homerun
Homerun komt uit Amsterdam en richt zich op groeiende bedrijven. Het is sterk in mooie vacaturepagina’s en een prettige sollicitatie voor de kandidaat. Er zit ook een lichte HR-module in, bijvoorbeeld voor verlof. Je koppelt het onder meer aan Indeed, LinkedIn, Google Agenda en Slack.
Past bij: mkb-bedrijven die hun werkgeversmerk willen laten zien. Let op: de software zelf is Engelstalig, je vacaturepagina’s kunnen wel in het Nederlands.
Zoho Recruit
Onderdeel van de Zoho-familie. Het werkt voor bedrijven die zelf werven en voor wervingsbureaus. Je leest cv’s in, plaatst vacatures door en ziet per sollicitant in welke fase hij zit. Handig als je al andere software van Zoho gebruikt.
Past bij: bedrijven die veel zelf willen instellen.
BambooHR
Vooral een HR-systeem voor je personeelsadministratie, met werving als onderdeel. Je plaatst vacatures, verzamelt de mening van collega’s, maakt een aanbiedingsbrief vanuit een sjabloon en regelt daarna het inwerken in hetzelfde systeem.
Past bij: bedrijven die werving en HR-administratie in één pakket willen.
JazzHR
Een eenvoudig systeem voor kleine bedrijven, onderdeel van Employ. Het komt uit de Verenigde Staten. Check daarom of het aansluit op de vacaturesites die jij gebruikt en of het voldoet aan de AVG.
Past bij: kleine bedrijven die snel willen starten met een simpel systeem.
Lever
Lever combineert een ATS met een CRM. Je houdt er ook contact mee met goede kandidaten die nu nog niet solliciteren. Net als JazzHR valt het onder Employ.
Past bij: middelgrote, snelgroeiende bedrijven die een talentpool willen opbouwen.
Greenhouse
Bekend om gestructureerd werven. Per vacature leg je vast waar je op let, met vaste vragen en een scorekaart per gesprek. Zo beoordelen collega’s elke kandidaat op dezelfde punten.
Past bij: grotere organisaties met een eigen recruitmentteam.
SmartRecruiters
Een uitgebreid systeem voor grote organisaties, van vacature tot aanbod. SmartRecruiters is overgenomen door SAP en blijft als los product beschikbaar.
Past bij: grote, internationale werkgevers.
Bullhorn
Een ATS en CRM in één, gemaakt voor uitzend- en wervingsbureaus. Ze beheren er kandidaten en opdrachtgevers in hetzelfde systeem mee.
Past bij: recruitmentbureaus. Werf je alleen voor je eigen bedrijf, dan heb je dit niet nodig.
Vergelijking in één oogopslag
Systeem | Vooral voor | Sterk in |
|---|---|---|
Workable | Groeiend mkb | Alles in één tool |
Recruitee | Mkb en middelgroot | Samen werven |
Homerun | Mkb | Vacaturepagina’s |
Zoho Recruit | Mkb en bureaus | Zelf instellen |
BambooHR | Mkb met HR-taken | Werving plus HR |
JazzHR | Klein bedrijf | Eenvoud |
Lever | Middelgroot | Talentpool |
Greenhouse | Groot | Gestructureerd werven |
SmartRecruiters | Groot, internationaal | Complete procedure |
Bullhorn | Wervingsbureaus | Kandidaten en klanten |
Zo kies je als mkb-werkgever
Tel je vacatures. Heb je er maar een paar per jaar, begin dan klein of sla een ATS voorlopig over.
Bepaal wie ermee werkt. Beslist een leidinggevende uit de werkplaats mee, dan moet het systeem op de telefoon werken en in tien minuten uit te leggen zijn.
Check de privacy. Vraag waar de gegevens staan en of je sollicitanten automatisch verwijdert na de bewaartermijn. Check de actuele regels van de AVG.
Kijk naar koppelingen. Met je website, de vacaturesites die je gebruikt en je agenda.
Vraag hoe de prijs is opgebouwd. Per gebruiker, per vacature of vast per maand maakt veel uit als je groeit.
Test met een echte vacature. Gebruik de proefperiode of demo voor een vacature die nu openstaat.
Tip: kies niet het systeem met het langste lijstje functies. Het systeem dat je team ook echt gebruikt, levert het meeste op.
Een ATS lost geen tekort aan sollicitanten op
Een ATS helpt je sollicitanten te beheren. Het zorgt er niet voor dat ze komen. Zoek je vakmensen die niet actief zoeken, dan heb je eerst bereik nodig.
NewRecruits is geen ATS, maar een marketingbureau voor vacatures. We maken reclame voor je vacature op Facebook en Instagram, onder je eigen naam. De sollicitaties komen binnen in ons sollicitatieportaal, waar je een eigen inlog voor krijgt. Voor veel mkb-werkgevers is dat genoeg overzicht. Lees hoe het werkt.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een ATS en een HR-systeem?
Een ATS gaat over werven: van vacature tot aanname. Een HR-systeem gaat over daarna: contracten, verlof en beoordelingen. Pakketten als BambooHR en Homerun doen allebei een deel.
Is er een gratis ATS?
Veel leveranciers bieden een proefperiode, sommige een beperkte gratis versie. Check het actuele aanbod op hun site. Heb je maar één vacature per jaar, dan is een gedeelde mailbox met een simpel overzicht vaak genoeg.
Hoe lang mag ik sollicitantgegevens bewaren?
Niet langer dan nodig voor de procedure. Wil je gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld voor een talentpool, vraag de sollicitant dan om toestemming. Check de actuele regels. Een goed ATS helpt je met automatisch verwijderen.
Werkt een ATS samen met vacatures op social media?
Meestal wel. Je advertentie linkt naar de vacaturepagina of het sollicitatieformulier van je ATS. Check wel of dat formulier kort is en goed werkt op de telefoon, want vakmensen solliciteren vaak vanaf hun mobiel. Lees ook hoe je sollicitanten een goede ervaring geeft.
Samengevat
Een ATS geeft je overzicht zodra je vaker werft of met meerdere mensen beslist. Voor het mkb zijn Workable, Recruitee, Homerun en Zoho Recruit een logisch begin. Greenhouse, SmartRecruiters en Bullhorn passen beter bij grote organisaties en bureaus. Kies op gebruiksgemak, privacy en koppelingen, en test met een echte vacature. Beoordeel je sollicitanten samen? Lees dan ook over tools voor teaminterviews.
Wil je dat we meekijken naar je vacature? Vraag de gratis vacaturecheck aan. Binnen 3 werkdagen staat ons advies in je mail.
