Een goede functieomschrijving voorkomt veel gedoe. Jij weet wie je zoekt, je nieuwe collega weet wat er van hem verwacht wordt en bij een beoordelingsgesprek heb je iets om op terug te vallen. Toch hebben veel mkb-bedrijven er geen, of een die al jaren oud is. Met de stappen en het voorbeeld hieronder heb je er snel een die klopt.
Wat is een functieomschrijving?
Een functieomschrijving is een zakelijk document dat vastlegt waarom een functie bestaat, welke taken en verantwoordelijkheden erbij horen en wat iemand moet kunnen om het werk goed te doen. Het gaat over de functie, niet over de persoon die hem nu invult.
Je gebruikt hem op meer momenten dan alleen bij werving:
Werving. Het is de basis voor je vacatureprofiel en je vacaturetekst.
Inwerken. Een nieuwe collega ziet zwart op wit wat er van hem verwacht wordt.
Beoordelen. Het jaargesprek gaat over afspraken die vastliggen, niet over gevoel.
Salaris. Werk je met een cao met functiewaardering of een eigen salarishuis, dan bepaalt de functieomschrijving vaak in welke schaal iemand valt.
Duidelijkheid in het team. Iedereen weet wie waarover gaat.
Functieomschrijving, vacatureprofiel en vacaturetekst
Deze drie worden vaak door elkaar gehaald. Ze bouwen op elkaar voort, maar hebben elk een ander doel en een andere lezer.
Document | Doel | Lezer | Toon |
|---|---|---|---|
Functieomschrijving | Vastleggen wat de functie inhoudt | Werkgever en medewerker | Zakelijk en volledig |
Vacatureprofiel | Bepalen wie je nu zoekt | Jij en wie meebeslist | Intern en kort |
Vacaturetekst | Kandidaten overhalen om te solliciteren | De kandidaat | Wervend en persoonlijk |
De volgorde is logisch: eerst de functieomschrijving, dan het vacatureprofiel en daarna de vacaturetekst. Plak een functieomschrijving nooit één op één in een vacature. Een kandidaat wil weten wat het werk hem oplevert, niet welke bevoegdheden erbij horen.
Wat staat er in een functieomschrijving?
Functietitel en afdeling. Gebruik de titel die in je bedrijf en in je vak gangbaar is.
Doel van de functie. In één of twee zinnen waarom de functie bestaat.
Plaats in de organisatie. Aan wie iemand rapporteert en of hij zelf mensen aanstuurt.
Taken en verantwoordelijkheden. Gegroepeerd in resultaatgebieden.
Bevoegdheden. Wat iemand zelf mag beslissen.
Eisen. Opleiding, certificaten, rijbewijs en ervaring.
Competenties. Het gedrag dat je in het werk nodig hebt.
Werkomstandigheden. Uren, diensten, fysiek werk en reistijd.
Zo schrijf je een functieomschrijving in zes stappen
Begin bij het doel. Waarom bestaat deze functie? Wat gaat er mis als niemand dit werk doet? Vat dat samen in één of twee zinnen.
Praat met wie het werk nu doet. Een collega in dezelfde functie weet het best wat het werk inhoudt. Vraag ook naar de taken die nergens op papier staan.
Groepeer taken in resultaatgebieden. Geen twintig losse taken, maar drie tot vijf blokken, zoals ‘onderhoud’, ‘storingen’ en ‘klantcontact’. Schrijf per blok wat het resultaat moet zijn.
Leg bevoegdheden vast. Mag iemand zelf materiaal bestellen of een klant een prijs noemen? Als dat vastligt, voorkom je later discussie.
Bepaal de eisen, en wees streng voor jezelf. Wat moet iemand op dag één kunnen, en wat kan hij leren? Elke eis die niet echt nodig is, maakt de functie moeilijker te vullen.
Laat meelezen en plan een herziening. Laat de medewerker en een leidinggevende meelezen. Kijk er minstens eens per jaar naar, of eerder als het werk verandert.
Voorbeeld: functieomschrijving servicemonteur
Hieronder staat een complete functieomschrijving die je als basis kunt gebruiken. Vervang de delen tussen haken door jouw gegevens en pas taken en eisen aan op jouw bedrijf.
Functieomschrijving servicemonteur [installatietechniek]
Afdeling: service en onderhoud. Rapporteert aan: [functie, bijvoorbeeld planner of bedrijfsleider].
Doel van de functie
De servicemonteur zorgt dat de [installaties, zoals cv-ketels en warmtepompen] bij klanten van [bedrijfsnaam] veilig en zonder storingen werken, door onderhoud uit te voeren en storingen snel op te lossen.
Taken en verantwoordelijkheden
Onderhoud: voert periodiek onderhoud uit volgens de planning en de voorschriften van de fabrikant.
Storingen: stelt de oorzaak van storingen vast, verhelpt ze en draait mee in de storingsdienst volgens rooster.
Klantcontact: legt de klant uit wat er is gedaan en geeft advies over gebruik en vervanging.
Administratie: vult werkbonnen digitaal in en meldt gebruikte materialen.
Veiligheid: werkt volgens de geldende veiligheidsregels en meldt onveilige situaties.
Bevoegdheden
Bestelt zelf materialen tot [bedrag]. Voert kleine extra werkzaamheden direct uit na akkoord van de klant. Stemt grotere afwijkingen af met [functie].
Eisen
Een afgeronde mbo-opleiding [installatietechniek] op niveau [niveau], of vergelijkbare werkervaring.
Rijbewijs B.
[Certificaten die voor het werk nodig zijn], of bereid deze te halen.
Competenties
Zelfstandig, klantvriendelijk, oplossingsgericht en nauwkeurig in de administratie.
Werkomstandigheden
[Aantal] uur per week, overdag bij klanten in de regio [regio]. Bedrijfsbus met gereedschap. Storingsdienst [aantal] keer per [periode]. Ingedeeld in [schaal of functiegroep] van [cao of salarishuis].
Versie van [datum], vastgesteld door [naam].
Waarom dit werkt
Het doel past in één zin, zodat iedereen weet waar de functie om draait.
Vijf resultaatgebieden in plaats van een lange takenlijst.
‘Of bereid deze te halen’ houdt de deur open voor zij-instromers.
Bevoegdheden en storingsdienst liggen vast, dus geen verrassingen achteraf.
Veelgemaakte fouten
Niet | Wel |
|---|---|
Een lijst van twintig losse taken. | Drie tot vijf resultaatgebieden. |
De huidige medewerker beschrijven. | De functie beschrijven, los van de persoon. |
‘Overige werkzaamheden’ als vergaarbak. | Benoemen wat er echt bij hoort. |
Eisen die eigenlijk ‘een pre’ zijn. | Alleen eisen die op dag één nodig zijn. |
Eén keer schrijven en vergeten. | Elk jaar nalopen en bijwerken. |
Veelgestelde vragen
Is een functieomschrijving verplicht?
Er is geen algemene wettelijke plicht om er een te hebben. Werkt jouw cao met functiewaardering, dan heb je hem wel nodig om iemand goed in te delen. Ook zonder cao voorkomt hij discussie over taken en salaris.
Wat is het verschil met een taakomschrijving?
Een taakomschrijving is een lijst van wat iemand doet. Een functieomschrijving gaat verder: ook het doel van de functie, de verantwoordelijkheden, de bevoegdheden en de eisen staan erin.
Hoe lang is een functieomschrijving?
Meestal één tot twee A4. Langer wordt zelden gelezen en is lastig bij te houden. Wat niet in het dagelijkse werk terugkomt, kun je weglaten.
Kan ik mijn functieomschrijving als vacaturetekst gebruiken?
Als basis wel, letterlijk liever niet. Herschrijf hem vanuit de kandidaat: wat ga je doen, wat neem je mee en wat krijg je ervoor. Onze vacaturetekst-generator en de vacaturevoorbeelden helpen je op weg.
Samengevat
Een functieomschrijving legt vast waarom een functie bestaat, wat iemand doet en wat hij moet kunnen. Begin bij het doel, praat met wie het werk doet, groepeer taken in resultaatgebieden en wees streng op je eisen. Daarna maak je er een vacatureprofiel en een wervende vacaturetekst van.
Wil je weten of je vacaturetekst goed aansluit op de functie? Vraag de gratis vacaturecheck aan. Binnen 3 werkdagen staat ons advies in je mail.
