Voorbeeld vacature intake formulier: eenvoudig en effectief kandidaten beoordelen

Een voorbeeld vacature intake formulier is een krachtig hulpmiddel om een duidelijk overzicht te krijgen van de vereisten voor een openstaande functie en om de verwachtingen van het wervingsproces te stroomlijnen. Het helpt werkgevers om gerichte vragen te stellen, kandidaten effectief te beoordelen en betere beslissingen te nemen. In dit artikel bespreken we waarom een intake formulier essentieel is, wat je erin moet opnemen, en hoe je het gebruikt om de juiste kandidaten te kiezen.

Waarom een intake formulier belangrijk is

Een goed opgesteld intake formulier biedt structuur en zorgt voor een efficiënt wervingsproces. Dit zijn enkele voordelen:

1. Helderheid in verwachtingen: Het formulier geeft inzicht in wat belangrijk is voor de functie en wat er van kandidaten wordt verwacht.

2. Consistentie: Alle betrokkenen krijgen dezelfde informatie, waardoor het proces eerlijk en objectief blijft.

3. Tijdsbesparing: Door gestructureerde vragen te stellen, minimaliseer je onnodige communicatie.

4. Betere kandidatenselectie: Het formulier helpt om alleen die kandidaten te overwegen die voldoen aan de vereisten.

Wat moet je opnemen in een vacature intake formulier?

Een effectief intake formulier bevat de volgende onderdelen:

1. Functie-informatie:

   • Functietitel

   • Afdeling

   • Locatie (op kantoor, hybride, of remote)

   • Type contract (fulltime, parttime, tijdelijk)

2. Taakomschrijving:

   • Wat zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden?

   • Welke dagelijkse taken horen bij de rol?

3. Vereisten en kwalificaties:

   • Minimaal opleidingsniveau

   • Specifieke vaardigheden of certificaten

   • Aantal jaren werkervaring

   • Taalvaardigheid (indien van toepassing)

4. Persoonlijkheidskenmerken:

   • Welke soft skills zijn belangrijk (bijvoorbeeld teamwork, zelfstandigheid, of probleemoplossend vermogen)?

5. Salaris en voorwaarden:

   • Salarisindicatie

   • Extra voordelen (zoals vakantiedagen, pensioenregeling, flexibele werktijden)

6. Wervingsstrategie:

   • Welke kanalen worden gebruikt om kandidaten te werven?

   • Is referral recruitment een optie?

7. Tijdlijn:

   • Hoe snel moet de functie worden ingevuld?

   • Zijn er specifieke deadlines voor het wervingsproces?

Voorbeeld van een compleet vacature intake formulier

Vacature Intake Formulier Algemene informatie:

• Functietitel: _________________________

• Afdeling: ____________________________

• Locatie: _____________________________

• Type contract: ☐ Fulltime ☐ Parttime ☐ Tijdelijk ☐ Freelance

Taakomschrijving:

1. Wat zijn de drie belangrijkste verantwoordelijkheden van deze functie?

   • 
     

   • 
     

   • 
     

2. Welke dagelijkse taken horen bij deze rol?

   • 
     

   • 
     

   • 
     

Vereisten en kwalificaties:

1. Minimaal opleidingsniveau: ___________________

2. Vereiste werkervaring: _______________________

3. Specifieke vaardigheden of certificaten:

   • 
     

   • 
     

   • 
     

Persoonlijkheidskenmerken:

1. Welke soft skills zijn belangrijk?

   • 
     

   • 
     

   • 
     

Salaris en voorwaarden:

1. Salarisindicatie: ___________________________

2. Extra voordelen:

   • 
     

   • 
     

Wervingsstrategie:

1. Welke kanalen wil je gebruiken?

   • ☐ Vacaturebanken

   • ☐ LinkedIn

   • ☐ Referral recruitment

   • ☐ Andere: _______________________

2. Tijdlijn: Wanneer moet de functie zijn ingevuld? __________________

Goedgekeurd door:

Naam: ___________________________

Datum: __________________________

Hoe je met een intake formulier de juiste kandidaten kiest

1. Verzamel input van alle stakeholders: Gebruik het formulier om de wensen en eisen van managers, HR en andere betrokkenen te inventariseren.

2. Prioriteer vereisten: Geef aan welke vereisten essentieel zijn en welke optioneel.

3. Gebruik het formulier als checklist: Beoordeel sollicitaties op basis van de informatie in het intake formulier.

4. Vergelijk objectief: Het formulier maakt het gemakkelijker om kandidaten eerlijk en consistent te vergelijken.

Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een intake formulier

1. Te vaag: Het ontbreken van gedetailleerde informatie leidt tot verwarring en inefficiëntie.

2. Geen prioriteiten stellen: Niet alle vereisten zijn even belangrijk; geef dit duidelijk aan.

3. Teveel focus op harde eisen: Vergeet niet om ook aandacht te besteden aan soft skills en culturele fit.

4. Gebrek aan flexibiliteit: Een te rigide formulier kan goede kandidaten uitsluiten.

5. Geen opvolging: Zorg dat het formulier actief wordt gebruikt en niet slechts een formaliteit is.

Conclusie

Een goed gestructureerd vacature intake formulier is essentieel voor een efficiënt en effectief wervingsproces. Het helpt je om verwachtingen helder te krijgen, de juiste kandidaten te kiezen en consistent te blijven in je benadering. Door een compleet en doordacht formulier op te stellen, vergroot je de kans om snel en succesvol de ideale kandidaat te vinden.

Wil je hulp bij het opstellen van een vacature intake formulier? Neem contact met ons op voor professioneel advies en ondersteuning! 😊