Je hebt een vacature, maar weet je precies wie je zoekt? En zoekt de leidinggevende dezelfde persoon als jij? Vaak blijkt pas na de eerste gesprekken dat iedereen iets anders in gedachten had. Met een vacature-intakeformulier leg je dat vooraf vast. Hieronder vind je een voorbeeld dat je zo kunt gebruiken.
Wat is een vacature-intakeformulier?
Een vacature-intakeformulier is een vaste lijst vragen die je doorloopt met de persoon voor wie je werft, meestal de toekomstige leidinggevende. Je doet dat in een kort intakegesprek, voordat je iets schrijft of plaatst. De antwoorden zijn de basis voor je vacatureprofiel, je vacaturetekst en je selectie.
Tip: vul het formulier in voordat je de vacaturetekst schrijft. De antwoorden geven je meteen de bouwstenen voor je tekst en je advertentie.
Waarom werken met een intakeformulier?
Heldere verwachtingen. Je weet wat belangrijk is voor de functie en wat je van kandidaten verwacht.
Iedereen weet hetzelfde. Wie meebeslist, werkt met dezelfde informatie. Dat houdt de selectie eerlijk.
Minder heen en weer. Je stelt alle vragen in één keer, in plaats van tijdens de werving steeds iets na te vragen.
Betere keuzes. Je beoordeelt sollicitanten op wat jullie vooraf hebben afgesproken, niet op gevoel.
Welke vragen horen erin?
Een goed intakeformulier heeft zeven onderdelen. Je hoeft niet alles uitgebreid in te vullen, maar sla geen onderdeel over.
Onderdeel | Wat je vastlegt |
|---|---|
Functie | Titel, afdeling, plaats, uren en type contract |
Taken | De belangrijkste taken en hoe een gewone week eruitziet |
Eisen | Opleiding, ervaring, rijbewijs, certificaten en taal |
Eigenschappen | Hoe iemand werkt en met anderen omgaat |
Voorwaarden | Salarisindicatie, werktijden en extra’s |
Werving | Kanalen, eigen netwerk en wie de werving doet |
Planning | Startdatum, wie de gesprekken voert en wie beslist |
Voorbeeld van een vacature-intakeformulier
Neem dit formulier over in een document of een formulier dat je deelt. Vul de delen tussen haken in tijdens het intakegesprek.
Vacature-intake [functie]
1. Functie
Functietitel waarop kandidaten zoeken: [invullen]
Afdeling en plaats van het werk: [invullen]
Uren per week en werktijden: [invullen]
Contract: [vast, tijdelijk, fulltime of parttime]
2. Taken
Wat zijn de drie belangrijkste taken? [invullen]
Hoe ziet een gewone werkdag eruit? [invullen]
Wat moet er na een jaar staan? [invullen]
3. Eisen
Moet: [opleiding, ervaring, rijbewijs, certificaten]
Mooi meegenomen: [invullen]
Taal: [welke talen, op welk niveau]
4. Eigenschappen
Welke drie eigenschappen zie je terug in het werk? Beschrijf ze als gedrag. [invullen]
5. Voorwaarden
Salarisindicatie: [bedrag] tot [bedrag] bruto per maand
Wat bieden we verder? [invullen]
6. Werving
Via welke kanalen werven we? [vacaturesite, social media, LinkedIn, eigen website, eigen netwerk]
Kennen collega’s iemand die past? [invullen]
Wie houdt de reacties bij en belt sollicitanten terug? [naam]
7. Planning en selectie
Gewenste startdatum: [datum]
Wie voert de gesprekken en wie beslist? [namen]
Wanneer zijn de gesprekken? [data]
Akkoord: [naam], [datum]
Zo gebruik je het formulier bij de selectie
Voer het intakegesprek. Plan een vast moment met de leidinggevende en loop het formulier samen door. Laat het niet tussendoor per mail invullen.
Kies wat echt moet. Spreek per eis af of die moet of mooi meegenomen is. Houd de lijst ‘moet’ kort.
Maak er een profiel en een tekst van. Gebruik de antwoorden voor je vacatureprofiel en je vacaturetekst.
Beoordeel met dezelfde punten. Leg elke sollicitatie naast het formulier. Zo vergelijk je kandidaten eerlijk. Meer daarover lees je in selectiecriteria bij een sollicitatie.
Kijk na afloop terug. Klopte het profiel? Pas het formulier aan voor de volgende keer.
Vijf fouten bij een intakeformulier
Niet | Wel |
|---|---|
Vage antwoorden zoals ‘iemand met ervaring’. | Concreet: welke ervaring, waarmee? |
Alle eisen even belangrijk. | Per eis kiezen: moet of mooi meegenomen. |
Alleen diploma’s en jaren ervaring. | Ook hoe iemand werkt en met anderen omgaat. |
Zo strak dat niemand past. | Ruimte voor iemand die het kan leren. |
Formulier invullen en in de la leggen. | Het gebruiken bij elke sollicitatie. |
Veelgestelde vragen
Wie vult het intakeformulier in?
Degene die de werving doet, samen met de toekomstige leidinggevende. Werkt er al iemand in dezelfde functie, vraag die dan om de taken na te lopen. Die weet het best wat het werk inhoudt.
Wat is het verschil met een vacatureprofiel?
Het intakeformulier is het gesprek, het profiel is de uitkomst. Met het formulier verzamel je de antwoorden. In het profiel zet je die netjes op een rij, als basis voor je tekst en je selectie.
Kan ik hetzelfde formulier voor elke vacature gebruiken?
Ja, de onderdelen zijn bij elke functie hetzelfde. Alleen de antwoorden verschillen. Voeg per functie gerust een vraag toe, bijvoorbeeld over diensten, rijbewijs of certificaten.
Wat als de leidinggevende geen tijd heeft?
Plan het gesprek toch. Een korte intake kost minder tijd dan gesprekken met kandidaten die achteraf niet blijken te passen. Stuur het formulier vooraf, zodat de leidinggevende kan nadenken over de antwoorden.
Samengevat
Met een vacature-intakeformulier spreek je vooraf af wie je zoekt: functie, taken, eisen, eigenschappen, voorwaarden, werving en planning. Vul het samen met de leidinggevende in, kies wat echt moet en beoordeel elke sollicitant op dezelfde punten.
Staat je vacature klaar? Vraag de gratis vacaturecheck aan. Binnen 3 werkdagen staat ons advies in je mail.
