Op maandag komt er een sollicitatie binnen. Je hebt het druk, dus je belt donderdag. Dan blijkt de kandidaat al bij een ander bedrijf op gesprek te zijn geweest. Bij vakmensen gebeurt dat vaak. Met een vast opvolgschema voorkom je het, zonder dat het je veel tijd kost.
Waarom goede kandidaten afhaken
Ze hebben keus. Een goede monteur of verzorgende solliciteert vaak bij meer werkgevers tegelijk. Wie als eerste belt, zet de toon.
Het enthousiasme zakt. Op het moment van solliciteren is iemand nieuwsgierig. Een paar dagen later is de twijfel terug, of gaat het op het huidige werk ineens weer beter.
Stilte zegt iets. Wie dagen niets hoort, denkt: zo gaat het daar dus. Een trage reactie voelt als weinig interesse.
Vakmensen houden niet van papierwerk. Ze willen weten waar ze aan toe zijn. Een snel telefoontje past beter bij hen dan een lange mailwisseling.
Snel opvolgen is een belangrijk onderdeel van een goede sollicitantervaring. Meer daarover lees je in candidate experience.
Een opvolgschema dat je volhoudt
Snelheid is geen kwestie van harder werken, maar van vaste afspraken. Leg vast wie wat doet en wanneer.
Wanneer | Wat | Wie |
|---|---|---|
Zelfde dag | Bevestiging dat de sollicitatie binnen is, met de volgende stap | Automatisch |
Binnen een werkdag | Kort kennismakingsgesprek aan de telefoon | Vaste contactpersoon |
Direct na het belletje | Afspraak bevestigen per mail of app | Vaste contactpersoon |
Binnen een week | Gesprek op locatie, liefst met rondleiding | Leidinggevende |
Kort na het gesprek | Aanbod of nette afwijzing | Leidinggevende |
Tip: wijs één vaste persoon aan die nieuwe sollicitaties opvolgt, plus een vervanger voor vakanties en drukke weken. Als iedereen het doet, doet niemand het.
Zet ook vaste momenten in je agenda voor gesprekken, bijvoorbeeld twee middagen per week. Dan kun je een kandidaat aan de telefoon meteen een tijd geven. Hoe je het gesprek zelf voorbereidt, lees je in je sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever.
Belscript voor het eerste telefoontje
Het eerste belletje is nog geen sollicitatiegesprek. Het doel is kennismaken, checken of de basis klopt en een afspraak maken. Reken op tien tot vijftien minuten. Dit script helpt je op weg.
“Hoi [voornaam], met [naam] van [bedrijfsnaam]. Je hebt gereageerd op onze vacature voor [functie]. Komt het nu uit om even te praten? Het duurt een minuut of tien.”
“Leuk dat je hebt gereageerd. Wat sprak je aan in de vacature?”
“Wat doe je nu voor werk, en wat zoek je in een nieuwe baan?”
“Even een paar praktische dingen. Je woont in [plaats], klopt dat? Heb je [rijbewijs of diploma]? Per wanneer zou je kunnen beginnen?”
“Ik vertel je kort hoe het bij ons werkt: [twee of drie zinnen over het werk, de uren en het salaris].”
“Heb jij nog vragen?”
“Ik zou je graag uitnodigen om langs te komen en de werkplaats te zien. Past [dag] om [tijd]? Ik stuur je de afspraak zo meteen na.”
Neemt de kandidaat niet op? Spreek een kort bericht in en stuur direct een appje of mail met je naam en nummer. Bel de volgende dag nog een keer. Lukt het na een paar pogingen niet, stuur dan een laatste bericht dat de deur openstaat.
Wat je automatiseert en wat persoonlijk blijft
Een deel van het opvolgen kun je prima automatisch laten lopen. Dat geeft je tijd voor het deel dat echt persoonlijk moet.
Automatiseren | Persoonlijk houden |
|---|---|
Bevestigingsmail direct na de sollicitatie | Het eerste telefoontje |
Melding aan jou bij elke nieuwe sollicitatie | Het gesprek op locatie |
Herinnering aan de kandidaat voor de afspraak | Het aanbod |
Herinnering aan jezelf als iemand nog niet is gebeld | De afwijzing na een gesprek |
Standaardafwijzing voor wie duidelijk niet past | Uitleg aan wie twijfelt |
Voor veel van die stappen heb je geen ingewikkelde software nodig. Een vaste mailtekst, een gedeelde agenda en een eenvoudig overzicht van sollicitanten brengen je al een eind. Wil je meer laten lopen, lees dan over recruitment automation of over applicant tracking systems.
Wat doe je met mensen die nu niet passen?
Niet iedere sollicitant past bij deze vacature. Maar ook zij verdienen een snelle reactie. Wie lang moet wachten op een afwijzing, onthoudt dat, en vertelt het door.
Wijs snel en netjes af. Wie alleen heeft gereageerd, mag een korte standaardmail krijgen. Wie je hebt gesproken, bel je of stuur je een persoonlijk bericht. Voorbeeldteksten vind je in sollicitanten professioneel afwijzen.
Bewaar goede mensen voor later. Past iemand nu niet, maar wel bij een volgende vacature? Vraag of je de gegevens mag bewaren en zet hem in je talentpool. Spreek af hoe lang je ze bewaart en check de actuele privacyregels.
Kijk verder dan deze vacature. Is iemand sterk voor een andere functie? Bel daarover, voordat hij ergens anders begint.
Checklist voor snel opvolgen
Elke sollicitant krijgt dezelfde dag een bevestiging met de volgende stap.
Er is één vaste persoon die opvolgt, en een vervanger.
Je krijgt een melding bij elke nieuwe sollicitatie.
Nieuwe sollicitanten worden binnen een werkdag gebeld.
Er staan vaste momenten voor gesprekken in de agenda.
Het gesprek op locatie vindt binnen een week plaats.
Iedereen hoort kort na het gesprek hoe het zit.
Wie nu niet past, krijgt een nette afwijzing of een plek in de talentpool.
Veelgestelde vragen
Wat als ik geen tijd heb om binnen een werkdag te bellen?
Plan er een vast moment voor, bijvoorbeeld elke ochtend een kwartier. Lukt dat niet, laat dan een collega of een externe partij het eerste belletje doen. Een kort gesprek met iemand anders is beter dan dagen stilte.
Kan ik niet beter eerst alle sollicitaties verzamelen?
Liever niet. Wachten tot de vacature sluit voelt overzichtelijk, maar de beste kandidaten zijn dan vaak al weg. Bel iedereen die interessant lijkt meteen, en vergelijk daarna.
Mag ik kandidaten appen in plaats van bellen?
Een app is handig om een afspraak te bevestigen of te laten weten dat je hebt gebeld. Voor de eerste kennismaking werkt bellen beter. Je hoort meteen hoe iemand is, en de kandidaat hoort hoe jij bent.
Hoe snel moet ik iemand afwijzen?
Zodra je het weet. Een snelle afwijzing is prettiger dan een late. Wie op gesprek is geweest, hoort het liefst binnen een paar dagen, en persoonlijk.
Samengevat
Goede kandidaten wachten niet. Bevestig dezelfde dag, bel binnen een werkdag en plan het gesprek binnen een week. Automatiseer de bevestiging en de herinneringen, en houd het contact zelf persoonlijk. Wie nu niet past, wijs je netjes af of bewaar je voor later.
Komen er nog te weinig goede sollicitaties binnen om op te volgen? Vraag de gratis vacaturecheck aan. Binnen 3 werkdagen staat ons advies in je mail.
