Je hebt een goede kandidaat gevonden en wilt snel door. Maar klopt alles wat op het cv staat? Met een pre-employment screening controleer je dat voordat iemand begint. Voor de meeste vakmensen is dat geen groot onderzoek, maar een paar gerichte checks. Hier lees je welke checks zinvol zijn, welke overdreven en hoe je het netjes regelt.
Wat is pre-employment screening?
Pre-employment screening is de controle die je doet voordat een nieuwe medewerker in dienst komt. Je checkt of wat iemand vertelt en opschrijft klopt, en of er iets is waardoor iemand de functie niet kan of mag doen. Je hoort het ook wel ‘screening voor indiensttreding’ noemen.
De bekendste onderdelen zijn:
Diploma’s en certificaten. Heeft iemand de opleiding of het certificaat dat voor het werk nodig is?
Referenties. Wat zegt een vorige werkgever of leidinggevende over hoe iemand werkt?
Verklaring omtrent het gedrag (VOG). Een verklaring dat iemand geen strafbare feiten op zijn naam heeft die relevant zijn voor de functie.
Identiteit. Is de kandidaat wie hij zegt dat hij is?
Grote bedrijven besteden screening soms uit aan een gespecialiseerd bureau. Voor een mkb-werkgever is dat meestal niet nodig. De meeste checks doe je zelf in een paar telefoontjes en een blik op de papieren.
Wanneer is screenen zinvol?
Hoe verder je gaat, hoe meer het werk dat moet rechtvaardigen. Een screening is vooral zinvol als iemand in de functie verantwoordelijkheid draagt waarbij een fout of misbruik grote gevolgen heeft. Denk aan:
Werk met geld of waardevolle spullen, zoals een kassa, de administratie of een magazijn met dure materialen.
Werk bij klanten thuis, zoals een monteur, installateur, schoonmaker of thuiszorgmedewerker.
Werk met kinderen, ouderen of kwetsbare mensen, zoals in de kinderopvang en de zorg.
Werk waarbij veiligheid op het spel staat, zoals rijden met een bedrijfsauto of vrachtwagen, of werken met machines en gevaarlijke stoffen.
In sommige sectoren is een VOG verplicht, bijvoorbeeld in de kinderopvang. Twijfel je of dat voor jouw functie geldt, check dan de actuele regels voor jouw branche.
Wat doe je wel en niet bij een vakman?
Voor de meeste vakmensen in techniek, bouw, groen, transport of horeca is een korte check genoeg. Zo maak je het onderscheid:
Check | Meestal wel | Meestal overdreven |
Diploma en certificaten | Het origineel of een kopie zien van wat echt nodig is, zoals een VCA of vakdiploma | Alle cijferlijsten van vroeger opvragen |
Rijbewijs | Rijbewijs zien als iemand met een bedrijfsauto rijdt | Rijbewijs controleren voor werk zonder rijden |
Referenties | Eén of twee vorige werkgevers bellen, met toestemming | Rondbellen zonder dat de kandidaat het weet |
VOG | Bij werk bij klanten thuis, met geld of met kwetsbare mensen | Bij elke functie, ook als er geen risico is |
Online zoeken | Een zakelijk profiel bekijken dat iemand zelf noemt | Privéaccounts en oude berichten doorspitten |
Een kredietcheck, een uitgebreid antecedentenonderzoek of een psychologische test zijn voor een monteur of chauffeur bijna nooit nodig. Je maakt het proces er alleen langer en zwaarder door, en een goede vakman haakt dan eerder af.
Tip: vraag de kandidaat om diploma’s, certificaten en rijbewijs mee te nemen naar het gesprek. Dan heb je de belangrijkste check meteen gedaan.
Checklist: zo screen je in stappen
Bepaal wat de functie vraagt. Welke diploma’s, certificaten of een rijbewijs zijn echt nodig? Is er een risico waardoor een VOG zinvol is? Gebruik daarvoor je selectiecriteria.
Zet het in de vacature. Noem dat je bijvoorbeeld een VOG vraagt of diploma’s controleert. Dan weet een kandidaat vooraf waar hij aan toe is.
Vertel het de kandidaat opnieuw in het gesprek. Leg uit wat je controleert en waarom. Vraag toestemming voordat je referenties belt. Hoe je het gesprek opbouwt, lees je in sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever.
Bekijk diploma’s, certificaten en rijbewijs. Kijk of naam, opleiding en geldigheid kloppen. Twijfel je over een diploma, vraag de kandidaat dan om een bewijs van de opleiding of school.
Bel een of twee referenties. Vraag naar concrete voorbeelden van hoe iemand werkte. Welke vragen je stelt, lees je in referenties opvragen.
Vraag de VOG aan als die nodig is. Een VOG vraag je aan via de overheid. De kandidaat ontvangt de verklaring en levert die bij jou in.
Controleer de identiteit bij indiensttreding. Bekijk een geldig identiteitsbewijs. Wat je daarvan voor je administratie moet vastleggen, staat in de actuele regels.
Ruim op wat je niet meer nodig hebt. Bewaar niet meer gegevens dan nodig, en niet langer dan nodig.
Maak een aanbod gerust onder voorbehoud van een goede screening. Dan verlies je geen tijd, en kan de kandidaat alvast plannen.
Houd rekening met privacy
Bij screening werk je met persoonsgegevens. Daarvoor gelden regels. Houd je aan een paar uitgangspunten:
Controleer alleen wat nodig is voor de functie. Een VOG voor een monteur die bij klanten thuis komt is logisch. Voor iemand die alleen in de werkplaats staat vaak niet.
Informeer de kandidaat vooraf. Vertel wat je controleert, waarom en wie het te zien krijgt. Ga niet achter iemands rug om op onderzoek uit.
Bewaar gegevens niet langer dan nodig. Gooi kopieën en notities van kandidaten die je niet aanneemt weg zodra je ze niet meer nodig hebt.
Beperk wie erbij kan. Alleen de mensen die over de aanname beslissen, hoeven de gegevens te zien.
Hoe lang je iets mag bewaren en wat je wel en niet mag vastleggen, verandert soms. Check de actuele regels van de Autoriteit Persoonsgegevens voordat je een vaste werkwijze kiest.
Veelgestelde vragen
Is pre-employment screening verplicht?
Voor de meeste functies niet. In een aantal sectoren is een VOG wel verplicht, bijvoorbeeld in de kinderopvang. Een identiteitscheck bij indiensttreding hoort er altijd bij. Twijfel je, check dan de regels voor jouw branche.
Mag ik een VOG vragen voor elke functie?
Alleen als het werk daar aanleiding toe geeft. Bij de aanvraag geef je aan voor welke functie de VOG nodig is, en daarop wordt de verklaring beoordeeld. Vraag hem dus alleen als er in de functie een echt risico is.
Mag ik een referentie bellen zonder toestemming?
Vraag altijd eerst toestemming. Dat is netjes, en de kandidaat kan je dan zelf de goede contactpersoon geven. Bel je iemand buiten de kandidaat om, dan schaad je het vertrouwen nog voordat iemand begonnen is.
Wat als er iets niet klopt?
Vraag de kandidaat eerst om uitleg. Soms is er een simpele reden, zoals een diploma dat onder een andere naam staat of een vorige werkgever die niet meer bestaat. Blijkt iemand bewust te hebben gelogen over iets wat voor het werk belangrijk is, dan is dat een goede reden om niet verder te gaan.
Moet ik ook social media bekijken?
Dat is meestal niet nodig. Een zakelijk profiel dat iemand zelf noemt mag je bekijken. Privéaccounts doorzoeken gaat voor de meeste functies te ver en zegt weinig over hoe iemand werkt.
Samengevat
Pre-employment screening is voor een mkb-werkgever vooral een kwestie van gezond verstand. Controleer wat de functie echt vraagt: diploma of certificaat, rijbewijs, een referentie en waar nodig een VOG. Vertel de kandidaat vooraf wat je doet, controleer niet meer dan nodig en ruim gegevens op als je ze niet meer nodig hebt.
Wil je eerst meer goede kandidaten om uit te kiezen? Lees hoe we werving en selectie aanpakken of vraag de gratis vacaturecheck aan. Binnen 3 werkdagen staat ons advies in je mail.
