Een kandidaat kan in een gesprek veel beloven. Hoe iemand echt werkt, weet een vorige leidinggevende beter. Toch levert een referentie vaak weinig op, omdat de vragen te algemeen zijn of je de verkeerde persoon spreekt. Met de aanpak hieronder krijg je in een kwartier een eerlijk beeld.
Wanneer vraag je referenties op?
Bel referenties aan het eind van de procedure. Je hebt de gesprekken gehad, misschien een proefdag, en je hebt één kandidaat over die je wilt aannemen. Dan is de referentie een laatste check, geen eerste filter.
Niet te vroeg. Bel je voor iedereen die op gesprek komt, dan kost dat veel tijd en weet een huidige werkgever misschien al dat iemand weg wil.
Wel voor het aanbod. Twijfel je na de referentie, dan kun je nog doorvragen of terugkomen op je keuze.
Met een doel. Schrijf vooraf op wat je wilt weten. Bijvoorbeeld: is iemand zelfstandig genoeg om alleen op een klus te staan?
Een referentie vervangt geen goede selectie. Bepaal vooraf waar je op let, zie selectiecriteria opstellen, en gebruik de referentie om te checken wat je in het gesprek hoorde.
Vraag eerst toestemming aan de kandidaat
Bel nooit iemand zonder dat de kandidaat het weet. Vraag aan het eind van het gesprek of je referenties mag nabellen en laat de kandidaat zelf de referenten kiezen. Vraag naam, functie, telefoonnummer en in welke periode ze samenwerkten.
Bel geen oud-collega’s die je via je eigen netwerk kent, buiten de kandidaat om. Dat voelt voor de kandidaat als achter de rug om, en je weet niet of je het juiste beeld krijgt. Noteer alleen wat over het werk gaat en bewaar het niet langer dan nodig. De regels voor privacy en het bewaren van gegevens kunnen veranderen: check de actuele regels bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wil je meer controleren dan een referentie, zoals diploma’s of een VOG? Lees dan over pre-employment screening.
Wie bel je voor een referentiecheck?
De beste referent is een leidinggevende die het werk van de kandidaat van dichtbij zag. Een uitvoerder, chef of teamleider weet hoe iemand werkt op een gewone dinsdag, niet alleen hoe iemand overkomt.
Referent | Wat je hoort |
Directe leidinggevende | Hoe iemand werkt, afspraken nakomt en omgaat met feedback. |
Collega of opdrachtgever | Hoe iemand samenwerkt. Handig als aanvulling. |
HR of de directie | Vaak alleen data en functie. Weinig over het werk zelf. |
Vriend of familielid | Niets bruikbaars. Vraag een andere referent. |
Vraag om twee referenten, liefst bij verschillende werkgevers. Wil de kandidaat de huidige werkgever liever niet laten bellen, dan is dat normaal. Vraag dan naar de werkgever daarvoor.
Voer het gesprek in vijf stappen
Stel jezelf voor. Zeg wie je bent, voor welke functie je belt en dat de kandidaat toestemming gaf.
Vraag of het uitkomt. Reken op een kwartier. Komt het niet uit, plan dan een ander moment.
Check de basis. In welke functie werkten jullie samen, en hoe lang?
Stel je vragen. Begin breed en vraag door op voorbeelden.
Sluit af en noteer. Bedank de referent en schrijf je indruk meteen op.
“Goedemorgen, u spreekt met [naam] van [bedrijfsnaam]. [Naam kandidaat] heeft bij ons gesolliciteerd als [functie] en gaf uw naam op als referent en weet dat ik bel. Heeft u een kwartier om een paar vragen te beantwoorden? Ik wil graag weten hoe [naam kandidaat] bij u werkte. In welke functie werkten jullie samen, en hoe lang?”
Tien vragen die je echt iets vertellen
Stel open vragen over gedrag in het werk. Vraag naar wat iemand deed, niet naar een rapportcijfer. Stel elke referent dezelfde vragen, dan vergelijk je eerlijk.
Wat deed [naam] precies bij jullie, op een gewone werkdag?
Waar was [naam] echt goed in? Kunt u een voorbeeld geven?
Waar kon [naam] nog in groeien?
Hoe ging [naam] om met een klus of dag die anders liep dan gepland?
Hoe was de samenwerking met collega’s en klanten?
Hoe reageerde [naam] op feedback of een correctie?
Hoe zelfstandig kon [naam] werken? Waar had [naam] nog sturing bij nodig?
Kwam [naam] afspraken en werktijden na?
Waarom is [naam] bij jullie weggegaan?
Zou u [naam] opnieuw aannemen? Waarom wel of niet?
Vertel de referent ook kort wat de nieuwe functie vraagt. Vraag dan: “Past dat bij hoe u [naam] kent?” Zo krijg je een antwoord dat over jouw vacature gaat.
Vraag niet naar gezondheid, ziekteverzuim, zwangerschap, geloof of het privéleven. Dat heeft niets met het werk te maken en kan tot discriminatie leiden. Dezelfde grens geldt in het gesprek met de kandidaat, zie je sollicitatiegesprek voorbereiden.
Hoe lees je de antwoorden?
De meeste referenten zijn voorzichtig. Weinig mensen zeggen hardop dat het niet goed ging. Luister dus ook naar wat er niet gezegd wordt.
Een kort of vaag antwoord. “Daar kan ik weinig over zeggen” op een simpele vraag is ook een antwoord. Vraag door: “Kunt u een voorbeeld geven?”
Een pauze bij de vraag of je iemand opnieuw zou aannemen. Een volmondig ja is iets anders dan “ja, voor bepaald werk wel”.
Alleen lof, zonder voorbeelden. “Een topper” zegt weinig. Concrete verhalen zeggen meer.
Een ander verhaal dan de kandidaat. Klopt de functie, de periode of de reden van vertrek niet met wat je hoorde?
Tip: schrijf direct na elk gesprek drie dingen op: wat bevestigde je beeld, wat was nieuw en wat bleef vaag. Bel je twee referenten, dan zie je zo snel waar ze het over eens zijn.
Wat doe je bij twijfel?
Eén kritisch geluid is geen reden om iemand direct af te wijzen. Een referent kan een eigen belang of een slechte band met de kandidaat hebben.
Bel een tweede referent. Vraag de kandidaat om nog iemand die het werk kent.
Leg je twijfel voor aan de kandidaat. Noem het onderwerp, niet wie het zei. Hoe iemand reageert, zegt ook veel.
Test het in de praktijk. Twijfel je over vakkennis of zelfstandigheid, plan dan een proefdag of meeloopdag.
Besluit op het hele beeld. Weeg gesprekken, proefdag en referenties samen. De referentie is één bron, niet de doorslag.
Veelgestelde vragen
Mag ik een referentie opvragen bij een oude werkgever zonder toestemming?
Doe dat niet. Vraag altijd eerst toestemming aan de kandidaat en laat de kandidaat de referent kiezen. Zo blijft het eerlijk en weet de referent dat je met goedvinden belt.
Hoeveel referenties moet ik opvragen?
Twee is meestal genoeg, liefst bij verschillende werkgevers. Spreken ze elkaar tegen, vraag dan een derde.
Wat als een referent niets wil zeggen?
Sommige bedrijven geven alleen functie en periode door. Dat zegt niets over de kandidaat. Vraag de kandidaat om een andere leidinggevende of een collega die het werk kende.
Kan ik een referentie ook per mail vragen?
Dat kan, maar bellen werkt beter. Aan de telefoon hoor je twijfel en kun je doorvragen. Een mail levert vaak een korte, voorzichtige tekst op.
Samengevat
Vraag referenties op aan het eind, bij de kandidaat die je wilt aannemen, en altijd met diens toestemming. Bel een leidinggevende die het werk kent, stel open vragen over gedrag in het werk en let op wat er niet gezegd wordt. Bij twijfel bel je een tweede referent of plan je een proefdag.
Wil je dat de hele procedure goed loopt, van vacature tot aanbod? Lees hoe we werving en selectie aanpakken, of vraag de gratis vacaturecheck aan. Binnen 3 werkdagen staat ons advies in je mail.
